Non chiamatelo smart working: come affrontare il lavoro in quarantena

Il lavoro da casa ai tempi del Covid-19 necessita di particolari accortezze: ecco quali

  • Il lavoro da casa dovuto alla quarantena non è smart working né telelavoro, e non andrebbe trattato come tale
  • Maria Vittoria Mazzarini, senior consultant di Methodos Spa, ci spiega le trappole e i rischi di questo tipo di implementazione forzata
  • Per fortuna è possibile fare buon viso a cattivo gioco con dei semplici accorgimenti da applicare nella nostra quotidianità del lavoro da casa

Ironico. Siamo stati per anni il fanalino di coda del mondo, per quanto riguarda la tendenza al lavoro da remoto.

In un mondo in cui molte aziende passano addirittura all’approccio remote-first, e fioriscono società totalmente dislocate nello spazio senza quasi uffici fisici, in Italia molto spesso la conquista maggiore sembra essere un giorno a settimana di smart working.

Ironico che adesso, da un giorno con l’altro, a causa dell’esplosione dei casi di Covid-19 in Italia e della quarantena forzata imposta su tutto il Paese, il lavoro da remoto sia diventato l’unico modo di lavorare per la maggior parte delle aziende in Italia.

Un risultato per cui, lo ammetto, qualcuno come me ha inizialmente ben sperato. Chi si è da anni auto-proclamato un advocate dei vantaggi del remote work, ha visto d’improvviso anche i più restii abbracciarlo con slancio e ha pensato che fosse un passo nella giusta direzione.

Ma è durato poco, perché ci è voluto un attimo per capire che questo NON è smart working. Che le aziende italiane non avrebbero avuto il tempo o la capacità di adattarsi così velocemente a un modo di lavorare che non è semplicemente “lo stesso dell’ufficio, ma da un’altra parte”. Che i dipendenti non avrebbero potuto godere delle gioie dello smart working, ma solo dei suoi dolori, reclusi e preoccupati a causa di una situazione di emergenza.

E che stavamo correndo il rischio di fare l’opposto: demonizzare lo smart working per qualcosa che non è, con strascichi negativi che rischiano di inficiare la nostra capacità di lavorare e restare al passo nel mondo sempre più digitalizzato e remoto del futuro.

Il paradosso dello smart working ai tempi del Covid-19

Persone e aziende che, invece, già da tempo hanno abbracciato questa nuova modalità di lavoro, in condizioni normali basata su maggiore libertà, fiducia, adattabilità, vedono chiaramente la situazione attuale per ciò che è: un ibrido, necessario ma non piacevole; ma anche un’opportunità di apprendimento, se vissuta nel modo corretto.

È quello che aziende come Methodos sanno bene. Sia perché lo smart working, quello vero, è una modalità abituale di lavoro per loro. Sia perché si occupano appunto di change management organizzativo e culturale, ovvero di supportare le aziende nelle trasformazioni più critiche dei nostri tempi come M&A, Digital Transformation, New Ways of Working, Integrated Thinking, etc.

“In Methodos abbiamo colto fin da subito il rischio di ciò che stava succedendo: immediatamente  ci siamo messi all’opera per produrre materiale concreto e utile per indirizzare le persone in questa situazione straordinaria, sia i clienti che soprattutto quelli che non lo sono, dato che sapevamo fin dall’inizio che non sarebbe stato un semplice caso di introduzione dello smart working“, ricorda Maria Vittoria Mazzarini, Senior Consultant della società.

“Noi lavoriamo in smart working da tanti anni e sappiamo bene che ci sono due cose che lo caratterizzano: la preparazione da parte dell’azienda, che deve prendersi il tempo necessario per studiare e implementare un’esperienza soddisfacente; e la possibilità per le persone di scegliere quando, come, dove lavorare.

Queste due caratteristiche definiscono lo Smart Working, e quindi è chiaro che, per forza di cose, ciò che stanno vivendo gli italiani oggi non lo è“.

Ciò che non è, e come dovrebbe essere, il lavoro da remoto in tempo di crisi

Qualcuno lo chiama allora telelavoro, sbagliando ancora di più in realtà perché i presupposti sono totalmente diversi: “per telelavoro si intende quando l’organizzazione per cui lavori ti ricrea in casa la postazione; è stata pensata negli anni ’80 per i lavoratori disabili, non è possibile che sia fatto per lo smart working, perché appunto questo non prevede il lavoro esclusivamente da un luogo o da un altro”, continua Maria Vittoria.

Semplicemente ciò che stiamo vivendo è lavoro svolto obbligatoriamente da casa in situazione di quarantena.

Non c’è la libertà di scelta, né possibilità di applicazione delle strategie e tecniche da parte delle aziende che è alla base dello smart working.

“In una situazione ideale e programmata di introduzione dello smart workingsi parte dall’ascolto. Bisogna chiedere al dipendente come lavora, come vorrebbe lavorare, analizzando come si comporta lungo tutta l’employee journey experience, da come arriva in ufficio a come mangia, etc. In base ai risultati, si definisce la soluzione migliore e più smart. Si avviano dei test con piccoli gruppi di rappresentanti trasversali, oppure per singole funzioni, con alcuni giorni da remoto. Si raccolgono i feedback e, solo dopo averli analizzati e aver tratto le dovute conclusioni, si implementa per tutti, creando una policy che sia il più comprensiva possibile dei bisogni di tutti”.

Un lavoro lunghissimo, che può durare anche anni e, ovviamente, nella situazione attuale non c’è stato il tempo di fare. Così tanto i responsabili in azienda quanto i dipendenti si muovono alla cieca, e si comportano in due modi altrettanto deleteri: navigano a vista, nell’attesa di tornare alla normalità il prima possibile, e nel frattempo lavorano da casa come farebbero in ufficio.

Questa modalità di operare però è pericolosa: la situazione potrebbe protrarsi più a lungo di quanto le nostre rosee aspettative ci fanno credere, vedendo anche il decorso negli altri Paesi. Il rischio è non solo di vedere la produttività ridotta enormemente, ma anche di avere conseguenze pesanti sulla salute delle persone, sia sul piano fisico che mentale.

I rischi di lavorare da remoto senza l'adeguata preparazione

Dopo i primi giorni di caos, adesso che da qualche tempo ormai si lavora obbligatoriamente da casa si è trovata, nella maggior parte dei casi, una sorta di routine e stabilità. Alcuni problemi però, che tipicamente nello smart working correttamente implementato si manifestano in modo leggero, in questa circostanza si acuiscono; altri ancora sono totalmente nuovi.

Nella prima categoria c’è la difficoltà di integrare vita privata e professionale: quando si lavora da casa un giorno alla settimana si ha tutto il tempo per gestire questa difficoltà, non c’è il resto della famiglia a condividere lo spazio vitale e la libertà di movimento è massima. Ora invece sono tutti a casa, manca uno spazio dedicato; in più ci sono i figli, che se non sono abituati ad avere a casa mamma e papà fanno fatica a distinguere il tempo del gioco da quello del lavoro.

Un altro problema che si acuisce è mettere una fine alla giornata lavorativa. In una normale condizione di smart working si lavora magari di più, ma si riesce comunque a portare a termine altro e a organizzare una serie di cose che solitamente in ufficio non si riescono a fare. In questo periodo purtroppo invece è così tutti i giorni, e chi non è abituato non riesce a mettere fine al lavoro, che tra l’altro si è moltiplicato per tante figure. 

Altri problemi invece sono nuovi e legati strettamente all’emergenza che stiamo vivendo: il senso di isolamento per chi è solo, che è psicologicamente molto pesante.  Inoltre c’è il tema della stanzialità, non ci si muove nemmeno quel poco che si faceva nello spostamento casa-ufficio ed è deleterio per la salute fisica di tutti noi.

“Tutte queste cose, unite al senso di affaticamento psicologico che molti stanno vivendo, rende purtroppo l’esperienza nel complesso piuttosto negativa, quando invece lo smart working dovrebbe poter fare esattamente il contrario”, spiega Maria Vittoria.

Le regole per un lavoro davvero smart in quarantena

Come fare, allora? Possiamo disperarci, lamentarci della situazione terribile che stiamo vivendo, fagocitare ore e ore di contenuti spazzatura sui social e uscire a cantare sui balconi tutto il giorno. Oppure possiamo rimboccarci le maniche, e provare a vedere questa situazione per quella che è: un’opportunità per imparare e migliorare. Qualcosa che devono fare per primi i dirigenti.

“La sfida iniziale per le aziende è stata quella di abilitare tutti in fretta e furia al lavoro da remoto, ma ormai è passata. Ora è mantenere la produttività senza andare a scapito di altro: bisogna comprendere un attimo qual è la situazione, quali sono le figure più stressate in questa situazione, e quali quelle che invece si sono viste svuotate dal carico di lavoro perché in queste settimane non possono più essere attive. I responsabili in azienda devono comprendere qual è il bilanciamento e poi capire come supportare adeguatamente le persone. È una situazione che non finirà domani, probabilmente ce la porteremo dietro a ondate per parecchi mesi: non si può far finta che non sia così e nascondere la testa sotto la sabbia”, ammonisce Mazzarini.

E per chi improvvisamente si ritrova a dover lavorare da casa per un periodo di tempo indeterminato, quali sono i consigli?

La verità è che è il singolo che deve essere bravo a prendere in mano la situazione; le aziende più attente magari provano a inventarsi qualcosa, come le lezioni di yoga da remoto mattutine o i pranzi virtuali tutti in videochiamata, ma alla fine è il lavoratore che deve organizzarsi per il proprio caso specifico.

Fondamentali quindi:

  • Orari di inizio e fine chiari, oltre a definire chiaramente delle pause. “È difficile, me ne rendo conto anche io che ero già abituata al lavoro da remoto, ma solo così è possibile viverlo bene e dedicare del tempo a se stessi e a chi si ha intorno”, ammette Maria Vittoria.
  • Prendersi dei momenti da dedicare a se stessi,  migliorando anche il nuovo ambiente di lavoro, rendendolo più confortevole. La sedia è scomoda e fa venire mal di schiena? È essenziale acquistarne una ergonomica, ed è un investimento anche per il futuro, e non andare a lavorare dal divano.
  • Per chi ha famiglia, magari bambini piccoli, bisogna prendersi delle pause da dedicare a loro, ma definire anche chiaramente i confini della giornata e degli spazi lavorativi dei genitori. Lo stesso vale per le situazioni di tensione in coppia: è essenziale ritagliarsi del tempo di qualità. 
  • Fare attività fisica è fondamentale: una postazione non ergonomica si fa sentire a fine giornata, e fare stretching o yoga diventa essenziale.
  • Bisogna ascoltare se stessi, comprendere la situazione ma non farsi nemmeno bombardare dalle notizie e dalla negatività. Tempo di qualità è anche questo, significa cercare di filtrare le informazioni, non lasciarsi trascinare dai media e soprattutto dai social network, ma prendersi del tempo per metabolizzarle.
  • Provare a ricreare la routine mattutina: svegliarsi, vestirsi, fare colazione, truccarsi, etc. Non tutti i giorni magari, ma provare a mantenere quelle abitudini che avevamo può aiutare a far fronte all’incertezza che stiamo vivendo, in una situazione ad alto impatto emotivo come questa. La giornata lavorativa è già stressante in questo momento, con processi e priorità che cambiano di continuo; ci sono tante sollecitazioni diverse, e ritrovare quelle piccole certezze quotidiane può far la differenza.
  • Cercare di ridurre le chiamate in favore di altri strumenti di lavoro, come Trello o Slack.
  • Creare momenti di socializzazione, anche se mediati dalla tecnologia, con colleghi e amici, e non lasciare che la situazione ci “abbrutisca” o ci faccia isolare.

Se riusciremo a fare queste cose, non solo saremo produttivi nonostante la situazione difficile, non solo ci sentiremo meno stressati e insicuri, ma riusciremo anche a trasformare questo momento di crisi in un’opportunità per il futuro.

“Dobbiamo leggere la situazione attuale e intercettare tutte quelle best practice, quei cambiamenti che sono stati apportati dai team e che stanno dando buoni frutti; se sapremo standardizzarle, portarle a normalità per quando torneremo in ufficio, allora avremo fatto un passo da gigante verso il lavoro veramente smart.

Anche quando tutto sarà finito, ci troveremo a vivere una nuova normalità, non la stessa di prima; bisogna individuare le competenze soft che ci supportano in tempi come questi (capacità di adattamento, di generare innovazione, etc) e farne tesoro, anche più che di quelle hard – continua Maria Vittoria.

Si entra nel tema molto ampio dell’anti-fragilità, un “nuovo” termine di cui si sta parlando tanto, che supera quello di resilienza; mentre questa ci dice “accusa il colpo e rialzati”, anti-fragilità significa “accusa il colpo, osserva ciò che puoi imparare da esso, mettilo a sistema e crea qualcosa di migliore di prima grazie alle informazioni acquisite”.

Insomma, cerchiamo di vedere cosa di buono possiamo portarci a casa, mettiamolo a valore e cerchiamo di diventare persone e organizzazioni migliori di prima.

Se ci riusciremo, tutto questo forse non sarà stato in vano

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